O dia a dia de um condomínio costuma ser agitado, o que deixa a vida do síndico ou gestor de facilities também bastante corrida. Na maioria das vezes, o tempo do profissional precisa ser dividido entre as muitas tarefas da administração e as demandas dos condôminos que nem sempre estão programadas.
Em meio a tantos compromissos diários, é preciso organização das tarefas e do tempo. Só assim o trabalho do síndico ou gestor de facilities poderá fluir com facilidade, para a boa gestão do condomínio.
Como organizar a rotina do Gestor?
É claro que existem muitas vantagens na organização da rotina de atividades de um gestor, e a principal é que um cronograma bem planejado pode otimizar o fluxo de funcionamento dos processos de um condomínio, para que todas as funções sejam exercidas da melhor maneira possível. No entanto, a gente entende que nem sempre é fácil saber como começar a se organizar.
Por isso, preparamos esse post com dicas essenciais para gestores que querem se destacar na administração de seus condomínios. Confira:
- Planeje-se
O primeiro passo é o planejamento: O gestor precisa ter o controle de tudo que deverá ser realizado a curto, médio e longo prazo, elencando prioridades e atividades chaves para o bom funcionamento do condomínio.
Nossa dica é que você tenha esse planejamento devidamente registrado em planilhas ou agendas. Liste todas as tarefas do condomínio que você precisa realizar no seu dia a dia, e faça o acompanhamento do desenvolvimento das funções.
Além disso, mantenha sempre organizado o cadastro com os dados de todos os fornecedores, prestadores de serviço e dos próprios condôminos para que você tenha o contato rápido em situações emergenciais. Se possível, use softwares de gestão de condomínio para o armazenamento destas informações.
- Tenha uma rotina de horários definidos
Um síndico precisa lidar com os mais variados tipos de ocorrência, às vezes em horários bastante aleatórios do dia. Não ter uma definição nos horários da sua agenda pode deixar a sua função ainda mais cansativa, fazendo com que você tenha que resolver pendências do condomínio em momentos que você já poderia estar cuidando do seu bem-estar pessoal.
Por isso, crie uma rotina com horários e dias definidos para cada tarefa do condomínio, fixando até mesmo o período disponível para o atendimento aos condôminos. Assim, você sabe que cada período do dia está destinado a uma função, e o seu dia terá um fluxo mais organizado de operações.
- Conheça a legislação
Não tem como você ter uma rotina organizada, se você desconhece a legislação que regulamenta o funcionamento dos condomínios. Quando você está por dentro das mudanças da legislação, tem mais autoridade na hora de tomar decisões que impactem na administração de condomínios e evita problemas como multas ou fiscalizações em geral.
- Converse com os usuários e condôminos
Uma boa forma de otimizar o seu trabalho e organizar a sua rotina é ouvindo a opinião de quem também está interessado no bom andamento da administração do condomínio.
Fale com os condôminos sobre suas reclamações, dúvidas, exigências de prestações de contas e conflitos. Tenha a certeza de que todos estão cientes sobre as regras do condomínio, e sobre as suas decisões que impactam no orçamento, planejamento e funcionamento do prédio.
O bom diálogo também evita aquela prática comum de pessoas que abordam o síndico em horários aleatórios para esclarecimentos individualizados.
- Estabeleça um regulamento interno claro e abrangente
Quanto mais detalhado e organizado for o regulamento de um condomínio, mais fácil será a sua administração, uma vez que, diante de conflitos, tudo o que você precisará fazer é consultar a regra a ser aplicada. Isso otimiza a rotina e evita estresses desnecessários diante de problemas entre moradores.
Na hora da constituição de um Regulamento Interno, tenha a certeza de criar um documento detalhado, englobando o máximo de situações possíveis, e prevendo medidas disciplinares no caso de descumprimentos das regras.
- Considere a contratação de uma administradora de condomínio
Contar com profissionais especializados na gestão de condomínios também pode otimizar a sua rotina, uma vez que a administradora dará o apoio necessário para que as suas tarefas sejam desempenhadas da melhor forma possível.
O gestor também terá mais segurança na hora da tomada de decisões, já que a administradora funcionará como sua assessora jurídica, contábil, administrativa e de recursos humanos.
- Terceirize os serviços
Organizar a equipe que cuida da prestação de serviços do condomínio não é uma tarefa fácil, e pode tomar muito tempo da rotina de um gestor, especialmente porque isso envolve a administração de colaboradores de diferentes áreas: limpeza, portaria, jardinagem, manutenção etc.
Quando a equipe é própria, além da parte de gestão, o profissional precisa desempenhar o papel de recursos humanos, cuidando de toda a burocracia envolvendo os vínculos empregatícios. Terceirizar pode ser conveniente porque não precisará se preocupar com essa parte, podendo dedicar a sua rotina a atividades mais essenciais da sua função.
Leia também: Ter uma equipe de Facilities própria ou terceirizada: o que é melhor?
Além disso, a terceirização também tem a vantagem do preço e da especialização do serviço.
E então, pronto para organizar a sua rotina?
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